Steun ons en help Nederland vooruit

zondag 16 december 2018

Vacature secretaris

We zijn op zoek naar aanvulling in het bestuur en specifiek een secretaris!

Als secretaris hou je je bezig met de organisatie van het bestuur en de afdeling, ben je de spil wat betreft de interne communicatie (websites, nieuwsbrief), en verzamel je proactief zoveel mogelijk gegevens die van belang zijn voor het bestuur.

Als secretaris stel je samen met de voorzitter de agenda van de diverse vergaderingen op, verstuurt deze en verzorgt een verslag van ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen.

Als secretaris ben je in samenwerking met de voorzitter het ‘procedurele geweten’ van het bestuur. Je zorgt er met elkaar voor dat de besluitvorming conform de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging verloopt en bent daarvoor een aanspreekpunt voor de leden en de bestuurders. Er is kennis aanwezig in het bestuur en noodzakelijke informatie is voor handen, kortom je hoeft als nieuwkomer in het bestuur het wiel niet zelf uit te vinden.

Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor het goed functioneren van de afdeling. Naast de functie specifieke taken zet ieder bestuurslid zich hiervoor in.

Taken, verantwoordelijkheden, resultaatgebieden
• Bereidt de agenda van bestuursvergaderingen en ALV voor, legt de besluitvorming vast en monitort de resultaten (bijvoorbeeld door het bijhouden van een actiepuntenlijst);
• Staat actief in contact met leden en bestuurders t.b.v. kennis over het interne besluitvormingsproces, in het bijzonder met het oog op de voorbereidingen voor de volgende gemeenteraadsverkiezingen;
• Staat actief in contact met verantwoordelijke(n) voor websites/ sociale media binnen de diverse fracties;
• Is sparringpartner van de voorzitter in zowel de vergaderingen als daarbuiten voor de vergaderorde, het afronden van stukken en het bevorderen van resultaten;
• Is verantwoordelijk voor inkomende en uitgaande post (mails, bestuurdersportal) en de ledenadministratie van bestuur en politieke ambtsdragers via MijnD66.nl;
• Is verantwoordelijk voor het beheer van de D66-websites van de afdeling;
• Informeert de leden over activiteiten en ontwikkelingen binnen de afdeling (bijv. middels de nieuwsbrief);
• Contactpersoon landelijk bureau en bestuur inzake reglementen/procedures, websitebeheer en ledenadministratie (MijnD66).

Competenties
Om deze rol goed te kunnen vervullen zijn de volgende competenties gewenst: besluitvaardigheid, leervermogen, netwerkgerichtheid, onderhandelen, politieke sensitiviteit, verbinden.

Over D66 Midden-Brabant
‘375 leden, 7 gemeenten, 5 fracties, 19 raadsleden en 2 wethouders’
D66 Midden-Brabant vertegenwoordigt de leden in de gemeenten Dongen, Gilze en Rijen, Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Tilburg, Waalwijk en is een grote succesvolle D66 afdeling. Het afdelingsbestuur bestaat op dit moment uit 6 personen.

Alle bestuursfuncties betreffen vrijwilligersfuncties die een inzet van gemiddeld 3 tot 6 uur per week vragen. Rond verkiezingsperiodes kan dit toenemen. Het afdelingsbestuur vergadert ongeveer maandelijks tot een keer per 6 weken. Daarnaast zijn er regelmatig bijeenkomsten van commissies en werkgroepen, en activiteiten voor leden en/of belangstellenden waarbij bestuursleden aanwezig zijn en we verdelen dit zo goed mogelijk met elkaar.

Algemene informatie/procedure
Een bestuurslid wordt benoemd voor een periode van drie jaar en is eenmaal herbenoembaar. Het bestuur draagt een of meer kandidaten voor tijdens de eerstvolgende afdelingsvergadering (ALV).
Meer informatie over deze vacature kan worden ingewonnen bij de voorzitter van het afdelingsbestuur van D66 Midden-Brabant: Mieke Heuvelmans voorzitter@d66middenbrabant.nl of bij ondergetekende secretaris@d66middenbrabant.nl

Sluitingstermijn
Belangstellenden wordt verzocht om uiterlijk op 15 januari 2019 hun kandidatuur te mailen naar secretaris@d66middenbrabant.nl inclusief een korte motivatie en CV.